7 порад, як працювати швидше та ставати ефективнішим

Ви можете закінчувати більшу частину своїх денних завдань вже опівдні. Ваша швидкість та ефективність роботи може бути значно збільшена, важливо лише захотіти цього домогтися, дізнатись кілька корисних порад і наслідувати їх.

Ось 7 порад, які допоможуть вам працювати швидше й стати ефективнішими:

1. Позначайте тимчасові рамки для задач

Чим би ви не займались, потрібно позначити крайній термін. Якщо ви не зробите цього, то, ймовірно, будете занадто розслаблені і затягнете з виконанням роботи.

У тайм-менеджменті є поширений закон Паркінсона, який свідчить, що людина розтягує роботу на час, який вона відвела на неї. Іншими словами, якщо ви поставите перед собою завдання, яке можна виконати за 2 години, але дасте собі 6 годин, ви витратите на неї у 3 рази більше часу, ніж могли б.

Тому завжди позначайте часові рамки.

2. Посуньте кінець робочого дня

Ця техніка пропонує вам змінити час, коли закінчується ваш робочий день. Наприклад, ви працюєте з 9 до 18. Уявіть, що ваш робочий день закінчується о 15 годині і вам потрібно встигнути все зробити до цього часу.

Ключ у тому, щоб змінити свій спосіб мислення. Коли ви починаєте робочий день з думкою, що він триватиме до самого вечора, ви будете схильні щось відкладати і заповнювати ранкові години дрібними проблемами.

Середньостатистичний офісний працівник до 11 години не має практично ніяких результатів. Він витрачає перші кілька годин робочого дня на перевірку пошти, складання плану, каву та розмови з колегами. А потім скаржиться, що у нього занадто мало часу.

Перестаньте витрачати робочий час даремно.

3. Плануйте робочий день заздалегідь

Складання плану не повинно бути першим завданням, яке ви виконуєте за робочий день. Коли ви приходите на роботу, у вас вже повинен бути готовий план на день.

Намагайтеся складати список справ у кінці робочого дня або рано вранці. І не заносьте в нього занадто багато справ, обмежтеся 4–6 пунктами.

4. Прокидайтесь раніше

Ще один ефективний спосіб працювати ефективніше – поміняти свій режим сну і прокидатися раніше. Чим раніше ви почнете свій день, тим раніше виконаєте всі обов'язки і тим більше часу у вас залишиться на себе.

Звичайно, щоб прокидатися раніше, вам доведеться і лягати спати раніше, однак таким чином ви міняєте непродуктивні вечірні години на ранкові. Вранці ви сповнені енергії і готові до роботи.

Лягайте і прокидайтесь раніше, закінчуйте всю роботу вже до середини дня, а другу частину дня ви можете повністю присвячувати собі.

5. Влаштовуйте невеликі перерви

Людський мозок не здатний тривалий час утримувати фокус на чомусь одному. Йому необхідна розрядка. Робіть невеликі перерви хоча б раз на годину, так ви значно підвищите свою продуктивність.

Наприклад, ви можете використовувати техніку Pomodoro: встановіть таймер на 30–50 хвилин, протягом цього часу повністю сконцентруйтеся на роботі. Потім зробіть 5–10–хвилинну перерву. Повторюйте цикл протягом усього робочого дня, після кожних 3–4 циклів робіть більш тривалу перерву.

6. Групуйте схожі завдання

Об'єднуйте схожі завдання в групи і виконуйте їх разом. Змішувати різні типи завдань непродуктивно, тому що ви постійно знижуєте рівень концентрації, перемикаючись з одного завдання на інше.

Наприклад, ви можете використовувати техніку тематичних днів: розбийте всі свої завдання на кілька груп. Присвячуйте цілий робочий день конкретній групі завдань. Якщо у вас груп більше, ніж робочих днів, то розділіть деякі дні на дві частини. Якщо груп, навпаки, менше, то найоб'ємнішим групам виділіть додаткові дні.

Так ви не лише спростите планування робочого часу, а й зможете працювати більш ефективно.

7. Навчіться входити в стан потоку

Ймовірно, ви можете згадати такі моменти, коли ви, чимось займаючись, втрачаєте лік часу. Ви настільки зосереджені на діяльності, що забуваєте про існування навколишнього світу.

Саме це й називається "стан потоку". Ця теорія була розроблена психологом Міхаєм Чіксентміхайі.

Коли ви перебуваєте в стані потоку, ви на 100% сконцентровані на роботі. Ви не тільки не зчуєтесь, коли й час промайне, а й станете максимально творчим і продуктивним. Ви виконаєте свою роботу якнайшвидше, не пожертвувавши при цьому якістю.

Ось кілька порад, як досягти стану потоку:

• Позбавтесь від відволікаючих чинників. Не дозволяйте нічому відволікати вашу увагу. Замкніться в кімнаті або офісі, якщо це необхідно, надіньте навушники, вгамуйте голод.
• Відмовтеся від багатозадачності. У багатозадачному режимі практично неможливо досягти стану потоку. Перемикання між різними завданнями погіршує вашу концентрацію.
• Дайте собі час. Стан потоку не виникає миттєво. Вам знадобиться час, щоб досягти такого рівня концентрації. Створіть сприятливе робоче середовище, виконуйте тільки одну задачу, і ви не помітите, як опинитесь в потоці.

Уявіть, чого ви зможете домогтися, якщо збільшите свою продуктивність вдвічі. Як ви відчуватимете себе, коли закінчите всі свої завдання вже до 3 години дня? Ваше життя кардинально зміниться. І все у ваших руках. Ці 7 рад можуть допомогти вам працювати швидше і стати ефективнішими.