7 советов, как работать быстрее и стать эффективнее

Вы можете заканчивать большую часть своих дневных задач уже к полудню. Ваша скорость работы и эффективность может быть значительно увеличена, важно лишь захотеть этого добиться, узнать несколько полезных советов и последовать им.

Вот 7 советов, которые помогут вам работать быстрее и стать эффективнее:

1. Обозначайте временные рамки для задач

Чем бы вы ни занимались, вам нужно обозначить крайний срок. Если вы не сделаете этого, то, вероятно, будете слишком расслаблены и затянете с выполнением работы.

В тайм-менеджменте есть распространенный закон Паркинсона, который гласит, что человек растягивает работу на время, которое он отвел на нее. Другими словами, если вы поставите перед собой задачу, которую можно выполнить за 2 часа, но дадите себе 6 часов, вы потратите на нее в 3 раза больше времени, чем могли бы.

Поэтому всегда определяйте временные рамки.

2. Сдвиньте конец рабочего дня

Эта техника предлагает вам изменить время, когда кончается ваш рабочий день. Например, вы работаете с 9 до 18. Представьте, что ваш рабочий день заканчивается в 15 часов и вам нужно успеть все сделать к этому времени.

Ключ в том, чтобы изменить свой образ мышления. Когда вы начинаете рабочий день с мыслью, что он продлиться до самого вечера, вы будете склонны что-то откладывать и заполнять утренние часы мелкими задачами.

Среднестатистический офисный работник к 11 часам не имеет практически никаких результатов. Он тратит первые пару часов рабочего дня на проверку почты, составление плана, кофе и разговоры с коллегами. Но потом жалуется, что у него слишком мало времени.

Перестаньте тратить рабочее время впустую.

3. Планируйте рабочий день заранее

Составление плана не должно быть первой задачей, которую вы выполняете за рабочий день. Когда вы приходите на работу, у вас уже должен быть готовый план на день.

Старайтесь составлять список дел в конце рабочего дня или рано утром. И не вносите в него слишком много дел, ограничьтесь 4-6 пунктами.

4. Просыпайтесь раньше

Еще один эффективный способ работать эффективнее – поменять свой режим сна и просыпаться раньше. Чем раньше вы начнете свой день, тем раньше выполните все обязанности и тем больше времени у вас останется на себя.

Конечно, чтобы просыпаться раньше, вам придется и ложиться спать пораньше, однако таким образом вы меняете непродуктивные вечерние часы на утренние. Утром вы полны энергии и готовы к работе.

Ложитесь и просыпайтесь раньше, заканчивайте всю свою работу уже к середине дня, а вторую часть дня вы можете полностью посвящать себе.

5. Устраивайте небольшие перерывы

Человеческий мозг не способен длительное время удерживать фокус на чем-то одном. Ему необходима разрядка. Делайте небольшие перерывы хотя бы раз в час, так вы значительно повысите свою продуктивность.

Например, вы можете использовать технику Pomodoro: установите таймер на 30-50 минут, на протяжении этого времени полностью сконцентрируйтесь на работе. Затем сделайте 5-10-минутный перерыв. Повторяйте цикл на протяжении всего рабочего дня, после каждых 3-4 циклов делайте более продолжительный перерыв.

6. Группируйте похожие задачи

Объединяйте похожие задачи в группы и выполняйте их разом. Смешивать различные типы задач непродуктивно, потому что вы постоянно снижаете уровень концентрации, переключаясь с одной задачи на другую.

Например, вы можете использовать технику тематических дней: разбейте все свои задачи на несколько групп. Посвящайте целый рабочий день конкретной группе задач. Если у вас групп больше, чем рабочих дней, то разделите некоторые дни на две части. Если групп, напротив, меньше, то самым объемным группам выделите дополнительные дни.

Так вы не только упростите планирование рабочего времени, но и сможете работать более эффективно.

7. Научитесь входить в состояние потока

Вероятно, вы можете вспомнить такие моменты, когда вы, чем-то занимаясь, теряете счет времени. Вы настолько сосредоточены на деятельности, что забываете о существовании окружающего мира. 

Именно это и называется “состояние потока”. Эта теория была разработана психологом Михаем Чиксентмихайи.

Когда вы находитесь в состоянии потока, вы на 100% сконцентрированы на работе. Вы не только потеряете счет времени, но и станете максимально творческим и продуктивным. Вы выполните свою работу быстрее, не пожертвовав при этом качеством.

Вот несколько советов, как достичь состояния потока:

• Избавьтесь от отвлекающих факторов. Не позвольте ничему отнимать ваше внимание. Запритесь в комнате или офисе, если это необходимо, наденьте наушники, утолите голод.
• Откажитесь от многозадачности. В многозадачном режиме практически невозможно достичь состояния потока. Переключение между разными задачами ухудшает вашу концентрацию.
• Дайте себе время. Состояние потока не возникает мгновенно. Вам понадобится время, чтобы достичь такого уровня концентрации. Создайте благоприятную рабочую среду, выполняйте только одну задачу, и вы не заметите, как окажетесь в потоке.

Представьте, чего вы сможете добиться, если увеличите свою продуктивность вдвое. Как вы будете себя чувствовать, когда закончите все свои задачи уже к 3 часам дня? Ваша жизнь кардинально изменится. И все в ваших руках. Эти 7 советов могут помочь вам работать быстрее и стать эффективнее.